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电子签章系统,怎么做到大量文件自动电子签章?

在当今信息爆炸的时代,海量文件的签署管理成为各行业面临的挑战之一。电子签章系统的出现,为解决这一问题提供了有效途径。本文将探讨电子签章系统如何实现海量文件自动签章,提高工作效率并确保安全性。

钉钉、企微、飞书、OACRMERP等,都是现代企业常用的办公系统。

从这些系统中,每天会有大量的文件合同需要盖章。

我接触的某基金公司,一天的各种业务文件多达上千份。

让我们来做道算式题:一天1000份文件,一年工作日250天,一年下来我们要盖多少次章、签多少个字?

也许之前你还没意识到有什么问题,但当数据如此直观摆在你面前时,你还能忽视吗?

是时候想想,在签字盖章上耗费这么多时间和人力真的值得吗?难道就没有更好的方案吗?

 

智能化自动电子签章

在追求效率的今天,电子化办公已经是大势所趋。

智能化自动化是解决问题的关键所在。

微签提供了灵活的电子签章接口,电子签章系统接口分为自动电子签章和手动电子签章两种方式,今天的主角就是自动电子签章接口。

 


Step 1
集成业务系统

电子签章系统集成接口可以对接OAERPHRCRMBPM等多个业务系统,自动捕获业务系统生成的各种固定样式文件,包括doc/xls/pdf/htm

 


Step 2
预设签章规则

根据来源文件的不同签章要求,我们选择不同的电子签章类型,灵活适应各种自动电子签章场景。

微签的电子签章方式有哪些呢?



如上图所示,我们可选的电子签章类型非常多,我给大家挑两个规则说说,顺便演示一下如何设定电子签章规则。

 

1、指定坐标位置

若文件版式固定,可选择指定坐标单页盖章指定坐标多页盖章,这样就能在页面的固定位置上自动电子签章。

当然,选择电子签章类型是第一步,我接着选定要用的章,设定电子盖章的位置,以及决定是否开启数字证书验证。


2
、定位页面关键词

若文件版式不固定,我们可以选择首位关键字盖章全部关键词盖章

接着,我预设关键词为管理人签章。系统会智能检索页面文件内容,寻找管理人签章几个字,然后在搜寻到的文字位置自动电子签章。



 

3、签章规则组合调用

有时单种规则无法满足电子签章需求,例如我既要盖骑缝章,又要在页面的指定位置盖章,我就可以将电子签章规则组合起来,像下图一样:

 

Step 3 自动电子签章

这一步不需要我们动手,完全由系统代劳。

当我们预设了多种电子签章规则以后,签章平台会自动捕获文件,将不同业务类型的文件与签章规则匹配,自动在预定位置盖章。

没错!我们什么也不用做!

从捕获签章文件,自动电子签章,到自动发传真,自动发邮件,电子签章接口一气呵成!使用微签签章系统集成接口,从此和繁琐的流程、低效的工作说拜拜!


最终要的是,微签电子签章系统安全有效,防伪防篡改。


审批签,用微签。微签是国内电子签的拓荒者之一,拥有19年的电子签研发应用经验,专注于审批场景中的安全电子签章,而且更适合中小微企业进行选择。如果同时你还非常关心价格的话,微签就是正确选择。