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文档集中分类管理,分权限在线查阅

随着线上电子签章的普及,带来了很多便捷,用户可以在第三方电子签章平台上更方便、快捷的签署。但是随着签署的文件越来越多,文件的分类以及管理愈发重要。而微签电子签章平台的文档管理功能,可以帮助用户更加方便、快捷进行签署文件的分类、归档及搜索。


第一步:创建归档文件夹

在左侧根目录下可以创建子文件夹,可以无限级创建子文件夹,根目录和子目录等级层次分明,便于分类和权限管控,可以修改文件夹名称和删除文件夹。 

(销售合同--设备合同--2023年)



第二步:分配文件夹及文件的权限

选中文件夹,点击设置权限,添加当前文件夹的授权对象,可以按用户帐号、部门和角色去授权,分配查看、编辑和删除的权限。


注意:文件夹的权限,是向下包含的,如果子文件夹创建时开启了继承,那么子文件夹享有上级文件夹的相同权限。


除了文件夹,还可以对单独文件进行权限设置,分配方式与文件夹一样。

 


第三步:归档文件

归档文件来源有两种方式:

第一种上传本地的文件,点击添加文件


输入文件标签,便于检索,选择归档目录,上传本地文件,完成提交;

 


第二种是在微签系统中产生的文件,包括互签模块中的文件,选中文件,点击文件归档


填写文件标签属性,选择归档目录


点击提交就归档过来了

还有自签模块的文件可以归档,合同模块中的合同也都可以归档。审批流程中的文件,无论是发起人还是审批人,都可以归档。


若开启了自动归档,则所有的审批附件按规则全部自动分类归档过来,无须人工操作。

 


第四步:文件管理

归档后的文件,可以便捷查看文件的标签、来源、归档人等,无论docxlspdfPPT等格式文件都可以在线预览内容。


文件可以下载到本地,发邮件,发给内部用户,重命名,手机端还可以分享到微信或其他应用。


可以根据文件名称模糊快速检索,也可以按照文件名称、标签、归档时间和归档人进行高级搜索。

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