协议是每个业务关系的核心，并定义组织如何协同工作。它们使收入保持流动，供应链不断变化，还有助于降低风险。在紧急情况或其他重大事件中断正常业务流程时，至关重要的是公司和其他实体了解他们对客户的承诺以及供应商对他们的承诺。

　　合同管理软件属于您的业务连续性计划的技术组成部分，但它在确保您的团队可以轻松访问构成您业务这些方面的合同的同时，在最小化生产和供应链中断方面也发挥着至关重要的作用。

　　为了满足这些需求，强大的 合同管理软件系统必须包括远程访问，中央存储库，可跟踪的工作流，系统集成，搜索和报告以及评估风险和义务的能力。

　　远程访问

　　大多数业务连续性计划中的主要假设是，员工可能需要远程或在不同位置工作。这使得随时随地的系统访问变得至关重要，并且该访问必须高度安全且可用。实际上，远程访问是业务连续性计划总体成功的关键，因为随后发生的所有其他事情都取决于您的员工有权访问他们关闭新业务并继续为现有客户提供服务所需的一切。

　　中央仓库

　　但是，一个中央的，有组织的，可搜索的存储库同样至关重要，因此您可以轻松找到所需的合同。无论您是需要确认供应商的服务水平协议，正在完成交易还是客户正在要求查看他们的合同，现成的访问权限对于帮助您的客户，保持供应链的运行和了解风险都是至关重要的。

　　自动化的工作流程

　　工作流程全关乎编排，自动执行任务以确保合适的人在合适的时间完成合适的工作。当涉及的每个人都在不同的地方工作或紧急情况导致关键人员离开办公室时，这一点尤为重要。

　　手动工作流很难管理，很容易错过一个步骤，或者因为合同不在办公室而很容易将合同挂在某人的收件箱中。拥有一个系统，该系统可以自动跟踪什么时候会发生什么，从而使查找替代计划变得更加容易。

　　系统整合

　　合同不是孤立发生的。通常，签订合同的数据来自其他系统，例如Salesforce或内部企业系统。没有系统集成，合并价格数据和付款条件之类的信息或在销售后更新下游系统以提供服务或发送发票都是人工过程，这需要花费时间并增加发生错误的可能性。

　　搜索和报告

　　如果没有一种快速搜索和查找所需合同的方法，那么中央存储库就没什么用。在危机时期，快速获得合同以及关于义务和进行中的工作的能力报告至关重要。具有全文搜索，智能标记和AI功能的系统使这成为可能。

　　风险与义务评估

　　与有影响力的事件相比，了解您面临的风险以及有义务提供的信息从未如此重要。某些条款(例如不可抗力或服务水平协议和罚款)可能会更改公司的风险状况，从而在做出重大业务决策时提供有价值的信息。公开此信息并快速查找可能因意外事件而中断的合同的能力可以帮助降低风险。